Klanten die te laat betalen: is dat te voorkomen?

Bij het hebben van een (zelfstandige) onderneming is het onvermijdelijk dat u af en toe tegen lastige problemen aanloopt. Klanten die te laat betalen klinken u vast wel bekend in de oren. U heeft al drie herinneringen gestuurd maar het bedrag is nog niet gestort. Wat doet u nu? Een lastige situatie: u wil dit natuurlijk op een professionele manier oplossen om de samenwerking prettig voort te zetten, maar het kost u wel kostbare tijd en energie. Is er een manier om klanten altijd op tijd hun facturen te laten betalen?

Met wat voor wanbetaler heeft u te maken?

Het is belangrijk om te weten waarom uw klant nog niet heeft betaald. In het beste geval heeft de klant de factuur over het hoofd gezien door drukte of een onoplettende collega. Vaak zijn deze situaties makkelijk op te lossen door even persoonlijk contact op te nemen met de klant, bijvoorbeeld via een belletje. Heeft u te maken met een klant die niet wil betalen door ontevredenheid of financiële problemen? Of heeft u zelfs te maken met een oplichter? Dan verkeert u in een lastiger pakket.

Kunt u het voorkomen?

In het geval van een oplichter is het lastig om te achterhalen wie deze persoon daadwerkelijk is. Wij raden u het dan ook af om dit in uw eentje op te lossen: neem een jurist in de arm om de vervolgstappen uit te plannen. Dit komt gelukkig niet vaak voor, meestal blijft een betaling uit door ontevredenheid bij de klant of financiële problemen.

Een heldere en prettige communicatie is in deze gevallen essentieel. Ga een open gesprek aan en verwijs naar de algemene voorwaarden waarmee de klant akkoord is gegaan. Zorg dat de klant op voorhand op de hoogte is van bijvoorbeeld de levertijd en de kwaliteit van uw producten of diensten. Zo is het mogelijk om in elke situatie hier terug naar te verwijzen en de klant te vragen de duidelijke afspraken na te komen. Zo voorkomt u misverstanden over uw product of dienst waardoor ontevredenheid kan ontstaan. Zorg dat u sterk staat en vriendelijk met de klant blijft communiceren.

Zoek samen naar een oplossing

Heeft uw klant financiële problemen? Hier kunt u zich niet van tevoren op voorbereiden. Spreek dan samen duidelijk een oplossing af die voor beiden werkt. Kunt u het zich veroorloven om de betaling een maand uit te stellen? Is het mogelijk om de betaling in termijnen op te splitsen? Kom de klant tegemoet op een manier wat ook werkt voor u. Ook hierbij is open communicatie zaak. Het hebben van financiële problemen wordt namelijk niet graag besproken.

VMF Administratiekantoor neemt het graag van u over

Bent u aan het groeien en gaan er elke maand steeds meer facturen de deur uit? Als het te veel wordt om zelf overzicht te houden is het een slim idee om uw debiteurenbeheer uit te besteden. De specialisten bij VMF Administratiekantoor ontzorgen u graag door het overnemen van heel uw financiële administratie. Zo krijgt u netjes de betalingen binnen, terwijl wij zorgen voor de rest. Wilt u graag professioneel advies over het voorkomen van betaalachterstanden? Neem dan gerust contact met ons op. Wij zorgen graag dat u alle tijd heeft om prettig uw onderneming in goede banen te leiden.