Loonadministratie: moet ik dat zelf blijven doen?

Door veel ondernemers wordt de loonadministratie gezien als een grote administratieve last. Door de voortdurende veranderingen in de wet- en regelgeving zien veel ondernemers de loonadministratie als een complexe klus. Een foutje is zo gemaakt en soms is dit niet zonder gevolgen. Gelukkig zijn er voldoende mogelijkheden om de loonadministratie uit te besteden. Maar waar moet u dan op letten en wat moet u nog wel zelf blijven doen? We leggen het u uit.

Waarom de loonadministratie uitbesteden?

Zoals beschreven zien ondernemers de loonadministratie als een complexe klus. Daarnaast kost de administratie van onder meer personeel, loon, werkgeverskosten en maandelijkse mutaties in de salarissen een hoop tijd. De loonadministratie uitbesteden draagt dan ook bij aan een administratieve lastenverlichting. Bij een financieel adviseur is de administratie in goede handen, omdat diegene tot in detail op de hoogte is van de laatste wet- en regelgeving. U heeft dan ook de garantie dat de verwerking van de loonadministratie en de aangifte loonbelasting op een correcte wijze gebeurt.

Hoe werkt het uitbesteden precies?

Voorafgaand aan het uitbesteden is het belangrijk om overeen te stemmen wat u precies zelf wilt blijven doen en wat u gaat uitbesteden. Bespreek van tevoren met uw financieel adviseur wat het best bij uwsituatie past. Allereerst levert u loongegevens aan die momenteel bij uw loonadministratie horen, zodat dit kan worden verwerkt in de salarissoftware. Vervolgens levert u maandelijks de mutaties aan in de loonadministratie, te denken aan:

Wijzigingen in adresgegevens van medewerkers;

Wijzigingen in bankrekeningnummers van medewerkers;

Nieuwe medewerkers;

Vertrekkende medewerkers;

Promoties en bonussen;

Overwerkuren en toeslagen;

Ziekteverzuim;

Wijzigingen in parttime percentages; of

Nieuwe leaseauto’s van medewerkers.

Van alle aangeleverde gegevens en mutaties maakt de financieel adviseur maandelijks de loonstroken die naar de medewerkers worden verstuurd. Indien overeengekomen met de financieel adviseur wordt ook de maandelijkse loonjournaalpost aangeleverd voor de boekhouding en worden de betaaloverzichten klaargezet. Daarnaast kan direct de aangifte loonbelasting worden ingediend bij de Belastingdienst.

Wat wordt van de ondernemer verwacht?

De loonadministratie uitbesteden biedt u als ondernemer vele voordelen. Het bespaart een hoop tijd en u hoeft uzelfniet tot in detail te verdiepen in de voortdurend bewegende wet- en regelgeving. Toch is het belangrijk om te vermelden dat u als ondernemer, ondanks u de loonadministratie uitbesteedt, wel aan bepaalde verwachtingen dient te voldoen.

U blijft verantwoordelijk voor een correcte aanlevering van de mutaties. Houd dus een duidelijke administratie bij van alle mutaties van de personeelsleden. Gegevens die u niet aanlevert, kan de financieel adviseur ook niet verwerken. Via een online portal kunt u gegevens eenvoudig bewaren en aanleveren. Bespreek deze mogelijkheden met uw financieel adviseur. De mutaties die u maandelijks aanlevert, worden door de adviseur zorgvuldig gecontroleerd en verwerkt. Toch blijft het mensenwerk en kan er altijd een onbewuste fout ontstaan. Controleer de mutaties daarom ook zelf. Het is aan te raden om de financieel adviseur te vragen naar een maandelijks standenregister. Hierin staat de vergelijking van de maandelijkse salarissen per medewerker van de huidige en voorgaande maand naast elkaar. Zo kunt u snel en efficiënt controleren. Verder blijft u zelf verantwoordelijk voor een correcte betaling van de salarissen en de loonbelasting.