Zakelijke etentjes: hoe zit dat?

De eerste versoepelingen zijn begin deze maand ingegaan en nieuwe staan ongetwijfeld voor de deur. Zo denkt het kabinet na over de heropening van terrassen. Lekker op het terras genieten van een hapje en biertje in de lentezon mag dan weer! Dan doemt bij u als ondernemer natuurlijk weer die vraag op: wanneer kan ik een zakelijke lunch of diner eigenlijk aftrekken?

Logisch nadenken

Ook als ondernemer krijgt u dan weer wat vrijheid terug: vergaderen bij een koffietentje wordt weer normaal. Maar of u deze kosten vervolgens kunt aftrekken? Het antwoord op deze vraag is niet altijd even duidelijk. Omdat u niet teveel kwijt wil zijn aan uw zakelijke lunches, hebben de experts van VMF Administratiekantoor dit voor u uitgezocht. U moet daarom weten of het om zakelijke kosten gaat. Het overkoepelende antwoord: wees duidelijk en denk logisch na.

Grijs gebied

In een aantal gevallen is het natuurlijk duidelijk dat u uw lunch kunt aftrekken. Bijvoorbeeld wanneer u op het terras een eerste gesprek heeft met een nieuwe klant. Dit levert u opdrachten op, waardoor het duidelijk is dat het gaat om een zakelijke meeting. Maar wanneer u vaker gaat lunchen met collega’s zonder dat dit verder iets voor het bedrijf oplevert, zit u in een grijs gebied. U praat natuurlijk wel over zaken, maar uiteindelijk leiden die lunchgesprekken niet altijd tot meer omzet. Zeker als u regelmatig zakelijk uit eten gaat, zal de Belastingdienst minder snel met de aftrek akkoord gaan.

Bewaar bewijs

Het sleutelwoord: nadenken. Door logisch na te denken kunt u natuurlijk zelf ook wel nagaan dat sommige lunch- of dinerkosten geen aftrekposten zijn. Maar duidelijk zijn is ook van belang. De Belastingdienst vraagt altijd om bewijs, om te zien of het echt om zakelijke kosten gaat. Noteer dus altijd goed alle afspraken in uw agenda. Ook is het goed om dit in uw digitale boekhoudprogramma op te slaan, zodat de Belastingdienst hier makkelijker naar kan kijken. En: bewaar het bonnetje goed!

Btw-aftrek

De btw van uw etentje moet u overigens wel altijd betalen, wanneer u eet bij een horecazaak. Omdat dit een luxe is waar u met uw klant van geniet, wordt dit bedrag niet gecompenseerd. Maar er geldt hier wel een uitzondering op: wanneer u een productief gesprek hebt met een zakenrelatie en daarvoor eten bestelt, is de btw wél aftrekbaar. Omdat u het eten buiten een horecazaak nuttigt, wordt dit door de Belastingdienst niet gezien als leuk uitje.

Fooi geven

Tot slot: u kunt gewoon fooi geven. Zolang u voldoende bewijs aan kunt leveren, telt fooi mee als een zakelijke kostenpost. U hoeft dit bedrag niet apart aan te geven in uw boekhouding; deze kunt u gewoon toevoegen aan de gewone kosten van het etentje. Zo kunt u die vriendelijke ober gewoon belonen met een fooi wanneer u genoten heeft van uw zakelijke etentje.